بدايةً يتم تجهيز الملف من خلال مسح الوثيقة بواسطة الماسح الضوئي و تخزينها بالمجلد الخاص بها. من خلال شاشة البرنامج، يتم إضافة رفع ملف الوثيقة لنظام الأرشفة و تحديد نوعها (صادر, وارد, حفظ, وارد مباشر) واختيار جهة أو جهات المراسلة. من الممكن ربط الوثائق و المعاملات بالموظف صاحب العلاقة لتسهيل إجراءات متابعة الملف لاحقاً، بالإضافة لإمكانية التعليق على الوثائق و إضافة الملاحظات.
يدعم النظام جميع صيغ وأنواع الملفات والصور باختلافها ويسمح بالعمل وفق دورات عمل (الوارد – الصادر - المحفوظات) مع القابلية للتخصيص بحسب متطلبات كل دائرة.
