برنامج الأرشيف الإلكتروني

إدارة مستندات المؤسسة وأرشفتها ومتابعتها وصيانتها والمحافظة على سريّتها و ضياعها أو تلفها هو أمر بالغ الأهمية، لذلك تم توفير برنامج الأرشيف الإلكتروني والذي يوفر نظام متكامل لأرشفة المستندات والمراسلات وتوجيهها، والذي يعمل داخل المؤسسات ضمن منظومة مركزية تشمل جميع الجهات الإدارية من أجل إعداد المراسلات والوثائق وتبادلها و حفظها واسترجاعها بسهولة و فعالية.

اطلب استخدام تجريبي دليل الاستخدام

نظام Mable تجربة مجانية قابل للتخصيص

تخلص من طرق الأرشفة الورقية واحتفظ بملفاتك بشكل منظم، آمن، سريع الوصول

~~folder~~ الإدخال والأرشفة
~~collections_bookmark~~ الفهرسة والتصنيف
~~mark_email_unread~~ المراسلات الفورية
~~find_in_page~~ البحث والاسترجاع

إدخال وأرشفة الملفات

بدايةً يتم تجهيز الملف من خلال مسح الوثيقة بواسطة الماسح الضوئي و تخزينها بالمجلد الخاص بها. من خلال شاشة البرنامج، يتم إضافة رفع ملف الوثيقة لنظام الأرشفة و تحديد نوعها (صادر, وارد, حفظ, وارد مباشر) واختيار جهة أو جهات المراسلة. من الممكن ربط الوثائق و المعاملات بالموظف صاحب العلاقة لتسهيل إجراءات متابعة الملف لاحقاً، بالإضافة لإمكانية التعليق على الوثائق و إضافة الملاحظات.
يدعم النظام جميع صيغ وأنواع الملفات والصور باختلافها ويسمح بالعمل وفق دورات عمل (الوارد – الصادر - المحفوظات) مع القابلية للتخصيص بحسب متطلبات كل دائرة.

فهرسة وتصنيف المراسلات

يوفر البرنامج إمكانية إنشاء تصنيفات وتمييزها بألوان مختلفة لتسهيل ترتيب المراسلات وتنظيمها وفهرستها ضمن هذه التصنيفات الخاصة بالمستخدم. بالإضافة لتصنيف المراسلات حسب الجهة المرسلة إليها وعرض جميع المراسلات الخاصة بجهة معينة وفلترتها وعرضها حسب نوع المراسلات.

المراسلات الإلكترونية الفورية

بمجرد إضافة الملف وأرشفته على النظام واختيار الجهة المراد مراسلتها، يتم توجيهه مباشرة عبر النظام كبريد وارد مباشر، بحيث تظهر المراسلة على البرنامج عند الجهة المرسَل لها بشكل فوري لتتمكن من الاطلاع على الملف ومتابعته مع تنبيه للمرسِل بفتح وعرض المراسلة من قبل الجهة المرسَل لها. يمكن اختيار أكثر من جهة مراسلة لإرسال الملف المؤرشف لهذه الجهات بدون أي محددات.
تتيح هذه الميزة توزيع ونشر القرارات (التعاميم) على إدارات المنظمة ومستخدميها بشكل سريع.

البحث والاسترجاع

لحل مشاكل إيجاد الملفات الورقية المطلوبة بين مجموعات الأوراق وتوفير الوقت والجهد في عمليات البحث التقليدي، يوفر النظام خيارات البحث البسيط أو ما يعرف بالبحث الحر فى عنوان المراسلات بشكل سريع ومباشر من خلال إدخال أي كلمة للبحث عنها في عناوين المراسلات وعرض نتائج البحث بشكل مباشر، بالإضافة لخيارات البحث المتقدم التي تتيح إمكانية البحث باسم الجهة والتاريخ والموضوع وبخيارات إضافية.