ملخص المشروع جامعة الاستقلال كانت تعتمد على نظام الجرد الورقي التقليدي لجرد أصولها. لتحسين كفاءة الأداء، قام مركز الحاسوب في الجامعة بتطوير نظام جرد إلكتروني باستخدام تقنية الباركود. هذا النظام الجديد قضى على مشاكل الجرد اليدوي من حيث الأخطاء والبطء، وقدم بديلاً فعالاً وسريعاً.
الرؤية والأهداف تهدف الرؤية إلى تحسين نظام الجرد التقليدي من خلال تطبيق حلول تقنية تعتمد على الباركود لتحقيق عملية جرد دقيقة وسريعة. الأهداف الرئيسية تشمل:
- التخلص من آلية الجرد الورقية التقليدية.
- تطوير نظام إلكتروني موثوق للجرد.
- إنجاز الجرد في أقل وقت ممكن باستخدام الموارد المتاحة.
- اعتماد النظام الجديد للجرد بشكل دائم.
مخرجات المشروع
- تطوير برنامج إلكتروني بلغة PHP وقاعدة بيانات MySQL يعمل على مختلف الأجهزة.
- تثبيت ملصقات باركود على جميع الأصول.
- جرد كافة المباني والمستودعات بالجامعة وإصدار تقارير جرد مفصلة.
المحددات والقيود
- الكادر البشري: نقص الخبرة التقنية لدى بعض الموظفين.
- العامل الزمني: وقت محدود لتخطيط وتطوير النظام.
- مسميات الأصول: عدم وجود نظام موحد للمسميات.
- ضعف الخبرات: صعوبات في تحديد المواد والأجهزة اللازمة لطباعة الباركود.
الجدول الزمني وملخص الميزانية تم تحديد أسبوع كحد أقصى لإتمام الجرد ضمن الميزانية المتاحة.
خطة بدء العمل
المشاكل والاحتياجات واجهت الجامعة مشاكل عديدة مع الجرد التقليدي، منها الأخطاء في توصيف البنود، الوقت والجهد الكبيرين، والاعتماد على التسجيل الورقي. بناءً على ذلك، اقترح مركز الحاسوب نظام جرد إلكتروني لتحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء.
التحليل وبناء الفكرة تم اعتماد تقنية الباركود لكل عنصر، مما يتيح قراءة سريعة ودقيقة باستخدام قارئ باركود، وتسجيل البيانات في البرنامج الإلكتروني.
فريق العمل تضمن الفريق الفني موظفين من خلفيات مختلفة لضمان تنفيذ دقيق وشامل للجرد.
الأدوات والموارد شملت الأدوات:
- طابعة باركود.
- ملصقات باركود.
- أجهزة قراءة باركود.
- هواتف ذكية وبرامج جرد.
التنفيذ والتشغيل
التطوير التقني والفني للبرنامج تم استخدام منهجية Agile لتطوير البرنامج على مراحل، مع التركيز على سرعة التعديل والتطوير.
خصائص البرنامج التقنية البرنامج عبارة عن تطبيق ويب بلغة PHP وقاعدة بيانات MySQL، يتمتع بواجهة مستخدم متجاوبة وميزات مثل البحث عن الأصناف وطباعة الباركود وإدخال كميات الجرد.
الأنشطة والمهام توزيع المهام بين لجنتين لجرد المباني والمستودعات، واستخدام ماسحات الباركود لجمع البيانات.
المراقبة والتطوير
التغذية الراجعة والتحسينات تم دمج التغذية الراجعة لتحسين أداء النظام وتعديل الأخطاء، مع ضمان توفير دعم مستمر للمستخدمين.
ضمان سير العمل تم متابعة عملية الجرد بشكل مستمر للتأكد من دقة البيانات وإصلاح الأخطاء بسرعة.
إنهاء المشروع
تسليم المخرجات تم إغلاق ملفات الجرد وإصدار تقارير فورية. تم تسليم الملفات بصيغ PDF على قرص CD ومطبوعات ورقية لإدارة الجامعة.
الإنجازات المحققة
- اعتماد مسميات موحدة للأصول.
- تسهيل عمليات الجرد المستقبلية باستخدام الباركود.
- إنجاز المشروع ضمن الوقت المحدد وبكفاءة عالية.
- تحسين سرعة استخراج التقارير.
تمت الإشادة بنجاح المشروع واعتماده كآلية جرد أساسية للجولات القادمة، مما يعكس كفاءة النظام وإدارته الفعالة بقيادة السيد منجد أبوبكر.
